一、我公司集中采购的现状

企业集团的集中采购简单的理解就是指同一企业集团内部的采购工作集中化，通过组织上、时间上、资金上、规模上的集成化，避免重复采购和重复库存，降低管理成本，从而达到运营效能最大化。

目前我公司集中采购采取如下流程：

(1)由公司资源开发部寻求供应商资源并在公司合格供应商名录中准入。

(2)由资源开发部对供应商进行考核，合格供应商纳入名录，由法务合约部对合格供应商进行约谈，开展招投标工作。

(3)供应商中标后，由项目公司下达供应计划，采购中心供应部通知供应商进行供应。

(4)项目对供应商供应物资按月进行结算，结算完成后，提交采购中心价格管理部进行价格审核以及结算量审核

(5)审核后的结算单提交给采购中心财务部进行付款工作。

整体流程如图所示：

在目前集中采购流程多环节传递、多关键点管控的情况下，集中采购的集约优势能否充分发挥，关键在于整体流程整体风险的防控。本人根据自身在集中采购部门四年的工作经验，详细梳理了集中采购的优势、劣势以及集中采购存在的各类风险，并提出了相应的对策及措施，以期提升公司集中采购的风险管理水平，充分发挥集成优势，进一步提升运营效率，从而提升公司经济效益。

二、集中采购的优势分析

1.有利于资源整合，挖掘优质供应商

优质的供应商对企业的发展有着极大的意义，不仅能充分保证产品质量，还能提供优秀的生产方案。但传统采购体系下，集团内部各自为战，市场了解程度低，信息无法充分交换，缺乏发现优质供应商的机会。而在集中采购体系下，集团公司能够充分进行资源整合，如公司总部可以对分公司或各部门进行供应商推荐、统一开发新供应商资源等。同时整个企业集团的集中采购可以使采购规模增大，有效提升自身市场吸引力，从而吸引更多优秀供应商进行合作，放大资源整合效果。

2.有利于供应管理，确保物资供应绩效

从外部看，集中采购不仅可以利用公司强大的供应商资源，筛选出优质的产品原料，又鉴于大规模的采购，可以为生产建设预留充足的物资以保证供应的及时稳定，最大程度上保护公司的利益。从内部看，集中采购制度的推行必然需要组织专业的采购部门，专业化供应管理团队能够更有效的实施精细化管理，及时发现供应链上的相关问题并解决，从而提升企业的效率。

3.有利于成本控制，提升企业利润率

集中采购往往具备较大的采购规模，拥有同供应商更强的议价能力，包括更优惠的采购价格，更宽松的付款条件，同等价格下更优质的物资、原材料等。同时从供应商的角度出发，一是由于集中采购制度伴随着合同订立和结算管理的统一，供应商从“多对多”变为“一对一”，能够减少供应商对接工作量，降低对方管理运营成本，最终降低公司的采购成本。二是供应商普遍存在层层代理的情况，供应价格随着层级的下放而提高，集中采购可以让公司对接级次更高的代理商，减少中间环节，从而获得优势价格。

4.有利于资金统筹，平衡现金流压力

采购活动既是“物资流”的重要组成部分，又与“资金流”密切相关，未实行集中采购前，各分公司、部门或项目根据各自的回款情况分别制定付款方式，由于建筑采购需要的资金巨大，若甲方回款存在拖延的情况，将无法实现对供应商的及时付款履约，大大降低企业的诚信度，阻碍企业的发展。集中采购可以通过集团公司实行统一支付，统筹安排资金流，同时通过集团资信进行融资，通过规模效应降低支付比例，保证企业合理的现金流进行持续经营。

5.有利于采购信息化，实现全程监控。

分公司或者各部门、项目实施单独采购，难以实现采购过程的信息化，一是其采购量相对较少，二是具备专业素养的采购管理人员欠缺，三是建立信息化系统的投入较大。集中采购则有条件建立信息化采购平台，实现采购的各环节、全过程信息化管理，规范采购行为、实施全程监控，确保采购过程有效透明，杜绝腐败滋生。

6.有利于规范管理，防范税收风险

对于建筑类企业而言，进项发票的难以获取已经成为了行业的一大难题，而集中采购由于存在规模效应，往往能同专业规范，财务制度相对健全的供应商进行合作，依法合规取得增值税专用发票，从而能够进行进项税额足额抵扣，降低涉税风险，维护企业利益。

三、集中采购的风险分析

1.权力集中导致的腐败风险

集中采购在带来资源集中的同时，也会带来权力的集中，专业采购部门的构建使得企业采购权集中在少部分专业采购人员的手中，集中采购过程中供应商准入、供应商招标、项目定标、合同签订、结算定价、财务支付等一系列环节，都存在着大量的利益，如果没有充分的监管，极易滋生“寻租行为”、“自利行为”，而“灰色地带”也会对企业整体文化和氛围产生不良影响，尤其对于国有企业而言，当前的反腐规模和态势会导致更大的压力和风险。

2.流程复杂带来的效率风险

集中采购整个采购流程都是标准化操作，采购过程复杂，流程环节多，审批时间长。从采购需求的提出一直到最终完成采购，往往要经历提交需求计划、资源开发、市场询价、创建采购任务、供应商选择、供应商定标、签订合同等多个不同的层级，每个层级都涉及到多个工作流程和环节，每个环节都需要相应部门的审批，而审批流程的冗长必然导致缺乏灵活性，需求较急的项目难以及时处理，无法面对激变的市场做出快速的反应，可能会因此失去潜在的市场机会，从而形成采购效率低下的风险，而如果分公司或者各部门采取应急处理，又存在成本难以监督控制、适当性审查困难等问题。

3.模式死板导致的成本控制风险

采购价格不合理是采购成本控制的主要风险之一，风险产生的主要原因包括：采购定价机制不科学；采购前缺乏全面科学的询价；缺乏科学合理的采购成本分析，无法准确确定采购底价；谈判人员议价能力欠缺等。除此之外，由于集中采购的模式，还存在特殊的成本增加风险，一是由于集中采购区域广泛，采购人员无法实时了解各个区域的市场价格变化，当材料价格发生波动，尤其是降价时，存在市场信息滞后性，合同约定价格无法反映现时的市场价，导致采购成本增加。二是对于建筑类企业来说，为了保证公司有可持续的运营资金流，集中采购往往签订统一的付款合同，但部分资金良好的项目难以提前支付，导致需要额外支付部分财务成本。

4.管理不到位产生的质量风险

采购质量风险，不仅指采购的产品及相关服务的质量风险，更包括集中采购工作本身的质量风险，这两种风险都会影响集中采购的最终效果，需要公司足够重视。一是质量缺陷风险，因项目需求，采购中心需要大量准入新的供应商，由于前端部门人员较少，无法对所有准入供应商进行实地考察，大多数局限于简单的资料审核，加上缺少完善的供应商动态考核及退出机制，导致供应商管理不到位，产品质量易于存在风险。如果公司工程物资集中采购质量检测办法和质量检测管理同时不够完善，特别当某些工程物资自身特性和管理要求较为特殊时，产品的质量缺陷难以及时发现并处理，将对生产建设及公司信誉造成不利影响。二是采购执行风险或称供需不匹配风险，主要是指物资集中采购存在着需求量和使用量不匹配的问题，会给采购工作准确性带来极大挑战。

四、集中采购风险防范与控制

1.完善各项制度，提高风险管理水平

一是要完善配套设备采购办法，根据实际需求，进行效益成本分析，针对不同情况制定具体的支付条款。

二是要完善集中采购目录建设，对于工程物资集中采购的范围要进行科学确定，根据采购物资的实际情况，进行综合分析后确定是否采取集中采购。

三是要完善物资采购管理制度，采取以工程标段和金额为主的分配方式，提高物资的分配利用效率和价值可评估性。

2.提高标准化管理水平，降低集中采购主要风险

一是要实施集中采购流程标准化管理，采购部门在需求部门协助下制定标准的采购物资需求模板，需求部门要严格按照采购物资需求模板填写需求。

二是要加强标准化过程管理，对标各项管理制度进行定期检查，对流程运行中出现的不标准情况，要严格加以改进。

三是要加强物料编码标准化管理，对于集中采购的工程物资，除了将其产品名称和类别编码外，还应该将其规格、功能、使用年限等属性作出规定，完善物料编码工作。四是要严格控制非标准采购行为，坚决杜绝违规采购行为。

3.实施全程控制，防范环节中各类风险。

一是加强对物资需求计划的管控，从月计划、周计划、日计划以及应急计划管理，管理实际进场的材料与提报计划的准确性，保证严格执行采购计划。

二是加强对采购执行过程的控制，规范招标行为，加大对招标工作的管理和监督，始终坚持质量第一的原则，把“性价比”作为比价依据，统筹考虑，选择最优供应商。

三是加强对物资采购信息的掌握，对市场进行详细调查，充分了解供应商成本和服务情况，及时掌握市场价格走势，在采购过程中要处于主动地位。

四是做好采购后的评价工作，要求项目对采购服务进行全方位打分，积极采纳项目提出的意见和需求。

4.加强人员管理，降低主要风险发生的主观因素

一是要加强人力资源整合。对于采购业务量大、采购人员过少的采购部门，可以从其他业务相对较少、人员相对较多的部门抽调，降低采购部门工作压力，合理利用人力资源；同时加大采购部门人员的招聘力度，从公司内部或者外部引进采购方面人才，提升采购工作整体水平。

二是各部门人员要进行工作分级分工，对于简单但重复性强的业务和复杂但相对较少发生的业务进行合理区分，安排不同类型人员管理，从而有效利用现有人资力量，提高集中采购效率。

三是在工程物资集中采购的工作中，采购人员应在工程计划、实施时提前介入，做好工程物资采购计划工作，减少采购突发时间，各需求部门人员要配合采购部门人员的工作，提高采购工作的质量。

5.建立纪检投诉举报机制，预防腐败风险

纪检举报能够有效监督公司中从领导到每一个普通员工，慎防个别员工利用职务或工作之便以权谋私，做出损害公司利益、形象的事情，其监督职能对推进公司廉政建设和反腐败有着重要的促进作用。